Regulamin
Wypraw astronomicznych

Definicje
1.1. Wyprawa astronomiczna – grupowy wyjazd astronomiczny mający na celu obserwacje lub fotografowanie zjawisk astronomicznych na całym świecie.
1.2. Organizator – osoba lub grupa osób odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie zlotu astronomicznego, w tym przypadku firma AstroCD - Sylwia Substyk, z siedzibą w Chorzowie, ul. Armii Krajowej 94/6, 41-506 Chorzów, zarejestrowana przez Prezydenta Miasta Chorzowa pod numerem 28361 w dniu 3 listopada 2010 roku. NIP: 627-234-27-17, Regon: 241769969. Adres do korespondencji: Sylwia Substyk, ul. Karola Miarki 15a/6, 41-500 Chorzów, tel. 880-184-000.
1.3. Uczestnik – osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w wyprawie astronomicznej oraz opłaciła wpisowe.
1.4. Patron – Polskie Towarzystwo Miłośników Astronomii pełni rolę patrona merytorycznego i naukowego zlotu.
1.5. Wpisowe – opłata za uczestnictwo w wyprawie astronomicznej, która pokrywa koszty organizacyjne.

Zasady ogólne
2.1. Uczestnictwo w wyprawie astronomicznej jest dobrowolne. Każdy uczestnik bierze udział na własną odpowiedzialność, oświadczając jednocześnie, że jest osobą pełnoletnią. Osoba niepełnoletnia może uczestniczyć w wyprawie pod warunkiem, że znajdzie się pełnoletnia osoba, która za będzie za nią odpowiedzialna.
2.2. Wyprawa astronomiczna odbywa się zgodnie z programem dostępnym na stronie internetowej www.astrocd.pl. Organizator dołoży staranności, aby program wyprawy został zrealizowany w całości, jednak nie ponosi odpowiedzialności za zmiany spowodowane czynnikami niezależnymi, takimi jak warunki pogodowe.
2.3. Uczestnicy wyprawy zobowiązani są do przestrzegania niniejszego regulaminu oraz wytycznych organizatora.
2.4. Wyprawa ograniczona jest pod względem ilości osób.
2.5. Zabrania się przeszkadzania innym uczestnikom wypraw w obserwacjach i sesjach astrofotograficznych. Korzystanie z zielonych laserów dozwolone jest tylko wtedy, gdy nikt nie fotografuje nieba. Przed użyciem warto zapytać innych uczestników o zgodę oraz poinformować, w który rejon nieba laser będzie skierowany.
2.6. Prosimy o niepalenie w miejscach publicznych, w których przebywają inni uczestnicy.
2.7. Każdy z uczestników dokonuje zakupu biletów lotniczych na swój rachunek. Organizator może pomóc w ichj zakupie.
2.8. Reklamacje uczestników należy zgłaszać na piśmie w trakcie trwania zlotu astronomicznego lub w ciągu 7 dni od jego zakończenia.
2.9. Podczas niektórych wypraw wykonywane są okolicznościowe bluzy i koszulki. To, które wyprawy są objęte programem blub i koszulek, podane jest w ofercie wyprawy.

Wpisowe
3.1. Wpisowe jest wymagane od każdego uczestnika. Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy organizatora w terminie podanym na stronie internetowej lub w treści e-maila potwierdzającego przyjęcie zgłoszenia. Wszystkie opłaty związane ze wyprawą (dopłaty, zwroty) należy konsultować wyłącznie z organizatorem.
3.2. Opłata wpisowa (zaliczka) jest bezzwrotna, dlatego też prosimy o dokładne przeanalizowanie swoich możliwości czasowych i finansowych.
3.3. Jeżeli do rozpoczęcia wyprawy pozostało więcej niż 6 miesięcy (180 dni), w przypadku rezygnacji zwracamy całą kwotę pomniejszoną o zaliczkę.
3.4. Jeżeli do rozpoczęcia wyprawy pozostało miej niż 3-6 miesięcy (90-179 dni), w przypadku rezygnacji zwracamy 50% wpłaconej kwoty pomniejszoną o zaliczkę.
3.5. Uczestnik ma prawo do sprzedania swojego miejsca innej osobie, która ją zastąpi, pamiętając o kosztach przebookowania biletu lotniczego. Sprzeadż miejsca jest możliwa w dowolnym momencie do 7 dni przed wylotem. W przypadku chęci odsprzedania miejsca, należy skontaktować się z organizatorem, pisząc wiadomość e-mail na adres [email protected]. Osoba, która odkupi miejsce musi, wypisać formularz rezerwacyjny oraz dokonac płatności na rzecz sprzedającego.
3.6. Wysokość zaliczki zostanie ogłoszona przez organizatora przed rozpoczęciem zgłoszeń.
3.7. Dodatkowe opłaty podczas wypraw to: paliwo do samochodów (rozliczane z głównym kierowcą), wyżywienie, własne wydatki, bilety wstępu.
3.8. Uczestnik zapewnia sobie indywidualnie i na własny koszt: dojazd na lotnisko, sprzęt do obserwacji i astrofotografii, ciepłą odzież oraz inne usługi i świadczenia, które nie zostały wprost wymienione jako zapewnione przez organizatora w ramach opłaty.

Zakwaterowanie i wyżywienie
4.1. Organizator zapewnia uczestnikom miejsce w wyprawie w tym nocleg, śniadania (jesli są w ofercie), miejsce w samochodzie osobowym typu SUV, VAN.
4.2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad porządkowych obowiązujących na terenie wynajmowanych obiektów.
4.3. Uczestnik jest zobowiązany do zajmowania miejsc zakwaterowania przydzielonych przez organizatora zlotu. Informacja o przydzielonym miejscu podawana kilka dni przed wyjazdem.

Bezpieczeństwo
5.1. Każdy z uczestników zostaje automatycznie ubezpieczony przez towarzystwo Signal Iduna. Ogólne warunki ubezpieczenia dostępne są na stronie.
5.2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz dbania o własne zdrowie i życie.
5.3. W przypadku wystąpienia sytuacji niebezpiecznej, uczestnicy zobowiązani są do niezwłocznego powiadomienia organizatora.
5.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez uczestników powstałe podczas wyprawy, przed i po wyprawie w trakcie dojazdu lub powrotu. Wszystkie roszczenia z tytułu szkód każdy uczestnik ponosi osobiście.
5.5. Organizator posiada zawsze przy sobie podręczną apteczkę z podstawowym wyposażeniem.

Ochrona środowiska
6.1. Uczestnicy zobowiązani są do dbania o środowisko naturalne i przestrzegania zasad ochrony przyrody.
6.2. Śmieci powinny być zbierane i segregowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w wynajmowanych ośrodku czy też hotelu.

Odpowiedzialność za sprzęt
7.1. Uczestnicy są odpowiedzialni za wszelki sprzęt oraz przedmioty wartościowe, które zabrali ze sobą na wyprawę.
7.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pozostawiony bez opieki sprzęt lub zaginione rzeczy uczestników wyprawy. Znalezione przedmioty podczas wyprawy należy natychmiast przekazać organizatorowi lub właścicielowi obiektu. U nich również należy szukać w pierwszej kolejności zagubionych rzeczy.

Postępowanie w przypadku naruszenia regulaminu
8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wydalenia z wyprawy uczestnika, który narusza postanowienia niniejszego regulaminu.
8.2. W przypadku wydalenia uczestnika z wyprawy, opłata wpisowa nie podlega zwrotowi.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
9.1. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez organizatora w celu realizacji wyprawy.
9.2. Organizator zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Prawa autorskie i zgoda na wykorzystanie wizerunku
10.1. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku przez organizatora w materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących wypraw.
10.2. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystywania fotografii, filmów i innych materiałów związanych ze zlotem w celach promocyjnych i informacyjnych na prowadzonych przez siebie stronach internetowych.

Postanowienia końcowe
11.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
11.2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianach w regulaminie przed rozpoczęciem wyprawy.

Chorzów, dnia 17 kwietnia 2023.