Regulamin
zlotu astronomicznego

Definicje
1.1. Zlot Astronomiczny – cykliczne spotkanie miłośników astronomii mające na celu propagowanie wiedzy astronomicznej, integrację środowiska oraz wspólne obserwacje nieba.
1.2. Organizator – osoba lub grupa osób odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie zlotu astronomicznego, w tym przypadku firma AstroCD - Sylwia Substyk, z siedzibą w Chorzowie, ul. Armii Krajowej 94/6, 41-506 Chorzów, zarejestrowana przez Prezydenta Miasta Chorzowa pod numerem 28361 w dniu 3 listopada 2010 roku. NIP: 627-234-27-17, Regon: 241769969. Adres do korespondencji: Sylwia Substyk, ul. Karola Miarki 15a/6, 41-500 Chorzów, tel. 880-184-000.
1.3. Uczestnik – osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w zlocie astronomicznym oraz opłaciła wpisowe.
1.4. Patron – Polskie Towarzystwo Miłośników Astronomii pełni rolę patrona merytorycznego i naukowego zlotu.
1.5. Wpisowe – opłata za uczestnictwo w zlocie astronomicznym, która pokrywa koszty organizacyjne.

Zasady ogólne
2.1. Uczestnictwo w zlocie jest dobrowolne. Każdy uczestnik bierze udział na własną odpowiedzialność, oświadczając jednocześnie, że jest osobą pełnoletnią. Osoba niepełnoletnia może uczestniczyć w zlocie pod warunkiem, że znajdzie się pełnoletnia osoba, która za niej poręczy.
2.2. Zlot odbywa się zgodnie z programem dostępnym na stronie internetowej www.astrocd.pl. Organizator dołoży staranności, aby program zlotu został zrealizowany w całości, jednak nie ponosi odpowiedzialności za zmiany spowodowane czynnikami niezależnymi, takimi jak warunki pogodowe czy niewywiązanie się prelegenta.
2.3. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania niniejszego regulaminu oraz wytycznych organizatora.
2.4. Zlot jest imprezą zamkniętą, z prawem przebywania na terenie tylko dla osób z identyfikatorami (jeśli są wydawane). Zabrania się działań komercyjnych, takich jak oferty sprzedaży czy poprawy optyki czy montaży. Podczas zlotu jedna lub więcej nocy obserwacyjnych może być otwarta dla zainteresowanych. Datę dnia otwartego podaje organizator przed wyjazdem lub podczas trwania zlotu ze względu na warunki atmosferyczne.
2.5. Zabrania się przeszkadzania innym uczestnikom zlotu w obserwacjach i sesjach astrofotograficznych. Nie wolno przejeżdżać samochodami na światłach mijania, ani na światłach drogowych. Prosimy o wyłączanie oświetlenia wnętrza samochodów, świateł bagażnika, alarmów itp. Światła w pokojach uczestników powinny być wyłączone jeśli nie są potrzebne. Korzystanie z zielonych laserów dozwolone jest tylko wtedy, gdy nikt nie fotografuje nieba. Przed użyciem warto zapytać innych uczestników o zgodę oraz poinformować, w który rejon nieba laser będzie skierowany.
2.6. Na terenie ośrodka obowiązuje zakaz palenia, w tym e-papierosów. Prosimy o niepalenie w miejscach publicznych, w których przebywają inni uczestnicy.
2.7. Zabrania się zabierania ze sobą zwierząt.
2.8. Na terenie ośrodka obowiązuje cisza nocna od godziny 22:00 do 6:00. Uczestnik oświadcza, że zapoznał się z regulaminem ośrodka.
2.9. Reklamacje uczestników należy zgłaszać na piśmie w trakcie trwania zlotu astronomicznego lub w ciągu 7 dni od jego zakończenia.

Wpisowe
3.1. Wpisowe jest wymagane od każdego uczestnika. Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy organizatora w terminie podanym na stronie internetowej lub w treści e-maila potwierdzającego przyjęcie zgłoszenia. Wszystkie opłaty związane ze zlotem (dopłaty, zwroty) należy konsultować wyłącznie z organizatorem. Właściciel ośrodka nie przyjmuje żadnych wpłat ani nie dokonuje zwrotów w trakcie trwania zlotu.
3.2. Opłata wpisowa jest bezzwrotna, chyba że organizator odwoła lub przełoży zlot. Jedynym wyjątkiem jest możliwość przełożenia rezerwacji na kolejny zlot, jednakże pod warunkiem, że do zlotu nie zostało mniej niż 30 dni.
3.3. Wysokość wpisowego zostanie ogłoszona przez organizatora przed rozpoczęciem zgłoszeń.
3.4. Uczestnik zapewnia sobie indywidualnie i na własny koszt: dojazd do ośrodka zlotu, sprzęt do obserwacji, ciepłą odzież oraz inne usługi i świadczenia, które nie zostały wprost wymienione jako zapewnione przez organizatora w ramach opłaty. Istnieje możliwość rezerwacji konkretnych pokojów po konsultacji z organizatorem.

Zakwaterowanie i wyżywienie
4.1. Organizator zapewnia uczestnikom miejsce na nocleg, wyżywienie, prelekcje, pokazy filmów astronomicznych.
4.2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad porządkowych obowiązujących na terenie obiektu.
4.3. Uczestnik jest zobowiązany do zajmowania miejsc zakwaterowania przydzielonych przez organizatora zlotu. Informacja o przydzielonym miejscu podawana jest w formie e-maila kilka dni przed wyjazdem. Małżeństwa i rodziny (różna płeć) zgłaszane do wyjazdu otrzymują własny pokój, nawet jeśli pozostaje w nim wolne łóżko lub łóżka. Osoby indywidualne oraz rodziny (ta sama płeć) otrzymują miejsca w pokojach z innymi uczestnikami zlotu. Miejsca przydzielane są na podstawie zgłoszenia rezerwacyjnego.

Bezpieczeństwo
5.1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz dbania o własne zdrowie i życie.
5.2. W przypadku wystąpienia sytuacji niebezpiecznej, uczestnicy zobowiązani są do niezwłocznego powiadomienia organizatora.
5.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez uczestników powstałe na zlocie, przed i po zlocie w trakcie dojazdu lub powrotu. Wszystkie roszczenia z tytułu szkód każdy uczestnik ponosi osobiście.
5.4. Organizator posiada zawsze przy sobie podręczną apteczkę z podstawowym wyposażeniem.

Ochrona środowiska
6.1. Uczestnicy zobowiązani są do dbania o środowisko naturalne i przestrzegania zasad ochrony przyrody.
6.2. Śmieci powinny być zbierane do worków na śmieci i segregowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w ośrodku.
6.3. Palenie ognisk dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez organizatora.

Odpowiedzialność za sprzęt
7.1. Uczestnicy są odpowiedzialni za wszelki sprzęt oraz przedmioty wartościowe, które przewieźli ze sobą na zlot.
7.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pozostawiony bez opieki sprzęt lub zaginione rzeczy uczestników zlotu. Znalezione przedmioty podczas zlotu należy natychmiast przekazać organizatorowi lub właścicielowi obiektu. U nich również należy szukać w pierwszej kolejności zagubionych rzeczy.

Postępowanie w przypadku naruszenia regulaminu
8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wydalenia z zlotu uczestnika, który narusza postanowienia niniejszego regulaminu.
8.2. W przypadku wydalenia uczestnika z zlotu, opłata wpisowa nie podlega zwrotowi.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
9.1. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez organizatora w celu realizacji zlotu.
9.2. Organizator zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Prawa autorskie i zgoda na wykorzystanie wizerunku
10.1. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku przez organizatora w materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących zlotów.
10.2. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystywania fotografii, filmów i innych materiałów związanych ze zlotem w celach promocyjnych i informacyjnych na prowadzonych przez siebie stronach internetowych.

Postanowienia końcowe
11.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
11.2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianach w regulaminie przed rozpoczęciem zlotu.

Chorzów, dnia 16 kwietnia 2023.